Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peran Komunikasi dalam Organisasi

A.    Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Secara etimologis kata komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communicatus, berasal dari kata communis yang artinya “berbagi” atau “menjadi milik bersama”, yaitu suatu usaha yang memiliki kesamaan makna atau tujuan.

“Komunikasi merupakan suatu interaksi dimana terdapat dua orang atau lebih yang sedang membangun atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lain yang pada akhirnya akan tiba dimana mereka saling memahami dan mengerti " (Rogers & O. Lawrence Kincaid).

“Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerimaan atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”. (Everett M. Rogers).

Mengacu pada dua definisi komunikasi dari dua ahli di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses interaksi antara dua orang atau lebih yang meliputi sumber dan penerima untuk menyampaikan informasi atau ide dengan maksud untuk saling memahami, mengerti dan mengubah tingkah laku mereka.

B.     Jenis dan Proses Komunikasi

a.       Jenis Komunikasi

Komunikasi pada dasarnya memiliki dua jenis, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal. Dilihat dari kedua jenis tersebut, perbedaan antara komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal adalah pada penggunaan alat bantu untuk berkomunikasinya. Berikut penjelasan mengenai jenis komunikasi.

1.      Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa sebagai alat sehingga komunikasi verbal ini sama artinya dengan komunikasi kebahasaan. Komunikasi kebahasaan ini lazim digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Simbol yang digunakan sebagai alat adalah kata yang digunakan untuk mengekspresikan ide atau perasaan, membangkitkan respons emosional atau menguraikan objek observasi dan ingatan. Keuntungan komunikasi yang dijalin secara lisan atau verbal ini adalah memungkinkan tiap-tiap individu untuk berhubungan secara langsung.

2.      Komunikasi Nonverbal

Komunikasi Nonverbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan bahasa lisan maupun tulisan, tetapi menggunakan bahasa kial, bahasa gambar, dan bahasa sikap. Proses pemindahan pesan tanpa menggunakan kata-kata. Komunikasi jenis ini merupakan cara yang paling meyakinkan untuk menyampaikan pesan kepada orang lain, terutama pada penyandang tunarungu atau tunawicara.

Bahasa kial adalah bahasa yang menggunakan gerak tangan atau tubuh sebagai isyarat atau lukisan suatu perbuatan, gerakan tersebut mempunyai arti pesan dalam konteks komunikasi.

Bahasa gambar adalah bahasa yang mengkomunikasikan pesan dalam bentuk gambar.

Bahasa sikap adalah bahasa yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau mengeksresikan pikiran dan perasaan atau pendirian.

b.      Proses Komunikasi

Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal meskipun memiliki jenis yang berbeda, tetapi kedua jenis komunikasi tersebut memiliki proses yang sama, proses tersebut disebut dengan proses komunikasi.

Proses komunikasi adalah langkah-langkah mulai dari saat menciptakan informasi sampai dipahami oleh komunikan. Joseph De Vito (1996) mengemukakan bahwa komunikasi adalah transaksi. Hal tersebut dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses, dimana komponen-komponen saling terkait. Bahwa para pelaku komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan dan keseluruhan.

Dalam aplikasinya, langkah-langkah dalam proses komunikasi adalah sebagai berikut:

Ide – Encoding – Pengiriman – Decoding – Balikan

1.      Ide/ gagasan diciptakan oleh sumber atau komunikator.

2.      Ide yang diciptakan kemudian dialihbentukan menjadi lambang-lambang komunikasi yang bermakna.

3.      Pesan yang telah di-encoding selanjutnya dikirimkan melalui media atau saluran yang sesuai dengan karakteristik lambang-lambang komunikasi yang ditujukan kepada komunikan.

4.      Penerima menafsirkan isi pesan sesuai dengan presepsinya untuk mengartikan maksud pesan tersebut.

5.      Apabila pesan tersebut telah berhasil di-decoding, khalayak akan mengirimkan pesan tersebut kembali ke komunikator.

C.    Komunikasi Efektif

Menurut Tubbs, (Yusrizal: 2005) ”Secara umum, komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima”.

Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila terjadi attitude change atau perubahan sikap penerima yang terlihat dalam proses komunikasi. Ada 5 hal yang dapat dijadikan sebagai tolak ukur sebuah komunikasi dikatakan efektif, yaitu:

1.      Pemahaman

Komunikasi dapat dikategorikan sebagai komunikasi yang efektif apabila penerima pesan memperoleh pemahaman yang cermat terhadap apa yang disampaikan oleh pengirim pesan.

2.      Kesenangan

Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila komunikator merasa senang menyampaikan pesan kepada komunikan, dan begitu pula sebaliknya.

3.      Mempengaruhi Sikap

Jika komunikator dapat merubah sikap dan tindakan komunikan, maka dapat dikatakan bahwa komunikasi efektif sudah terjadi.

4.      Memperbaiki Hubungan

Salah satu hal penyebab gangguan dari proses komunikasi adalah hubungan yang kurang baik antara komunikator dengan komunikan. Oleh sebab itu, untuk menjalankan komunikasi yang baik dan efektif perlu adanya perbaikan hubungan antara komunikator dengan komunikan.

5.      Tindakan

Jika komunikan melakukan tindakan seperti apa yang dikatakan oleh komunikator, maka komunikasi yang terjalin tersebut sudah bisa dikategorikan sebagai komunikasi yang efektif.

D.    Implikasi Manajerial

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek, salah satunya aspek manajerial atau manajemen.

Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :

1.      Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.

2.      Implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan.

E.     Pengertian dan Arti Penting Organisasi

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

1.       Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

2.       James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3.       Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4.       Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Secara lengkap organisasi didefinisikan sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.

F.     Komunikasi dalam Organisasi

Everett M. Rogers dan R Agarwala dalam bukunya Communication in Organization sebagaimana dikutip oleh Drs. Onong U. Effendy, MA. (1984) menyebut suatu sistem. Secara lengkap mendeskripsikan organisasi sebagai “Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas”.

Komunikasi dalam organisasi mempunyai hubungan satu atau lebih dimensi-dimensi struktur organisasi misalnya peranan, status, kompleksitas teknologi, pola-pola otoritas, dan sebagainya.

Setiap langkah dalam manajemen dan pengoperasian suatu organisasi sangat tergantung pada komunikasi. Beberapa aliran teori manajemen menhadap persoalan komunikasi yang berbeda-beda, tetapi semuanya berfokus kepada komunikasi sebagai masalah pokok organisasi karena:

1. Komunikasi memungkinkan anggota-anggota organisasi saling bertukar informasi mengenai tujuan-tujuan yang akan dicapai organisasi.

2.      Komunikasi sebagai wadah di mana suatu organisasi dapat mencapai lingkungannya.

3.      Komunikasi merupakan saluran untuk menghubungkan input dan output organisasi.

Komunikasi menyediakan alat-alat untuk organisasi sebagai pengambilan keputusan, melaksanakan keputusan, menerima feedback, mengoreksi tujuan serta prosedur organisasi.

“Apabila komunikasi berhenti, maka aktivitas organisasi akan berhenti. Dengan demikian, tinggallah kegiatan-kegiatan individu yang tidak terorganisasi.” (Drs. Tommy Suprapto. M. S.).

G.    Implikasi Terhadap Sistem Komunikasi Organisasi

Dalam Teori Manajerial Grid terdapat dua orientasi yang dijadikan ukuran yaitu berfokus pada manusia dan pada tugas. Hal ini menunjukkan bahwa pentingnya hubungan antar individu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan kepada bawahan.

Sebagai seorang pemimpin, bertugas memberikan arahan serta bimbingan terhadap bawahannya, sehingga mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik. Implikasi teori ini terhadap system komunikasi organisasi adalah bahwa teori ini memandang pentingnya komunikasi dalam menjalankan kepemimpinan dengan lima gaya yang berbeda dari para pemimpin.

Adanya orientasi terhadap dua aspek tersebut menunjukkan bahwa kepemimpinan dalam organisasi harus memperhatikan hubungan antar individu satu dengan lainnya sebagai motivasi dalam mengerjakan tugas. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu terjun diberbagai kalangan baik itu dengan para pimpinan lainnya, maupun dengan bawahan sebagai asset berharga organisasi. Semua ini terjalin apbila pemimpin tersebut memiliki pendekatan perilaku yang baik. Hal ini membutuhkan komunikasi yang efektif.

Menurut Blake dan Mouton, gaya kepemimpinan team merupakan gaya kepemimpinan yang paling disukai. Kepemimpinan gaya ini berdasarkan integrasi dari dua kepentingan yaitu pekerjaan dan manusia. Pada umumnya, kepemimpinan gaya team berasumsi bahwa orang akan menghasilkan sesuatu apabila mereka memperoleh kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Selain itu, dalam kepemimpinan gaya team terdapat kesepkatan untuk melibatkan anggota organisasi dalam pengambilan keputusan dengan maksud mempergunakan kemampuan mereka untuk memperoleh hasil yang terbaik yang mungkin dapat

Daftar Pustaka
 

Suprapto, Tommy. 2009. Pengantar Teori dan Manajemen Komunikasi. Yogyakarta: MedPress.

Uripni, Christina Lia., dkk. 2002. Komunikasi Kebidanan. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC.

West, Richard dan Lynn H. Turner. 2008. Pengantar Teori Komunikasi 1. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika.

Wikipedia, Organisasi. http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi, 13 Maret 2015. Pukul 19.17 WIB.

Asti, Asri. Komunikasi Efektif dan Implikasi Manajerial. https://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/komunikasi-efektif-implikasi-manajerial/, 13 Maret 2015. Pukul 20.05 WIB.

Arsyad, Nashchan. Implikasi Manajerial. http://nashchanarsyad.blogspot.com/2013/05/implikasi-manajerial.html, 14 Maret 2015. Pukul 18.50 WIB.

Seputar Pengetahuan. 100 Macam Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli. http://www.seputarpengetahuan.com/2014/08/100-macam-pengertian-komunikasi-menurut.html, 13 Maret 2015. Pukul 18.51.