Komunikasi, Organisasi, dan Kepemimpinan

Tugas ke-3

1.      Pengertian Komunikasi
Pengertian komunikasi menurut beberapa ahli:

1.  Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara manusia
2. Keith Davis, komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang ke orang lain
3. Dr.Phil Astrid Susanto: proses pengoperasian lambang-lambang yang mengandung arti
4. KBBI, adalah pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami. dapat pula berarti hubungan atau kontak.

2.      Unsur-Unsur Komunikasi

1. Komunikator: orang yang menyampaikan pesan
2.  Komunikan: orang yang menerima ide, pesan, pernyataan, dll
3. Pesan: ide atau keinginan dari komunikator yang didukung oleh lambang
4.  Media: sarana atau saluran yang menunjang pesan
5.  Feedback, tanggapan dari pihak komunikan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator

3.      Bagaimana menyalurkan ide melalui komunikasi
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah.
Tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Ide (gagasan) => Sender
2. Perumusan
   Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
3. Penyaluran (Transmitting)
   Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
4. Tindakan
   Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
5. Pengertian
   Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
6. Penerimaan
   Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).

4.      Hambatan-hambatan komunikasi
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:

a.       Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, juga merupakan hambatan teknis yang dapat menggangu proses berjalannya komunikasi.

b.      Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif.
Hambatan semantik dibagi menjadi 3, diantaranya:

1. Salah pengucapan kata atau istilah karena terlalu cepat berbicara
2. Adanya perbedaan makna dan pengertian pada kata-kata yang pengucapannya sama.
3. Adanya pengertian konotatif

c.       Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

Ada beberapa hambatan terhadap komunikasi yang efektif, yaitu :

1.  Mendengar.
2.  Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
3.  Menilai sumber.
4.  Persepsi yang berbeda.
5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda.
6.  Sinyal nonverbal yang tidak konsisten.
7. Pengaruh emosi.
8. Gangguan.

5.      Klasifikasi komunikasi dalam organisasi

1.       Komunikasi lisan
Komunikasi lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi mereka.lisan ini terjadi pada saat dua orang atau lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.
Komunikasi lisan tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara alat seperti telepon, handphone, dan lain sebagainya karena adanya jarak dengan si pembicara dengan lawan bicara.

2.       Komunikasi tulisan
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.Komunikasi tulisan dapat berupa surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya. 

3.       Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal.

4.       Komunikasi Non Verbal
Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

6.      Faktor-faktor perubahan organisasi
Secara garis besar faktor penyebab terjadinya perubahan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:

1. Faktor ekstern
2. Faktor intern.

 Faktor Ekstern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.

Faktor Intern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber antara lain:

•  Problem hubungan antar anggota
• Problem dalam proses kerja sama
• Problem keuangan

7.      Proses perubahan
Berikut ini merupakan beberapa karakteristik perubahan :

1. Dibutuhkan waktu yang lama untuk mempromosikan perubahan di umum.
2. Untuk berubah, seseorang membutuhkan motivasi, kemauan, dukunan, serta tekanan (pressure) yang sama. Tekanan yang disertai dukungan akan menghasilkan perubahan.
3. Perubahan bukan hal yang linier (lurus).
4. Tidak semua orang bereaksi pada suatu inovasi.      

8.      Ciri-ciri pengembangan organisasi
Ciri-ciri pengembangan organisasi yang efektif sebagai berikut :

1.      Strategi terencana

2.      Menekankan cara-cara baru m eningkatkan kinerja

3.      Mengandung nilai humanistic

4.      Menggunakan pendekatan komitmen

5.      Menggunakan pendekatan ilmiah

  9.      Metode Pengembangan Organisasi. 

1. Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
   
   Jaringan manajerial atau kisi manajerial (managerial grid), disebut juga latiahan jaringan (grid training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton.
   

   Lima gaya kepemimpinan dalam manajerial grid, adalah sebagai berikut:

1.      Grid 1.1 menunjukan prilaku pimpinan dengan perhatian yang rendah  baik tehadap produksi maupun terhadap orang. Pada Grid ini pimpinan hanya bertindak sebagai perantara, menyalurkan informasi dari atas kepada bawahan.

2.      Grid 9.1 menunjukan prilaku pimpinan dengan perhatian yang tinggi terhadap produksi dan rendah terhadap orang. Pimpinan hanya mementingkan tingkat produksi dan kurang memperhatiakan orang-orang yang membantunya. Pada Grid ini pimpinan bersifat Otoriter.

3.      Grid 1.9 menujukan prilaku pimpinan yang rendah perhatianya terhadap hasil produksi , namu tinggi terhadap orang-orang yang berkerja. Pada Grid ini pimpinan menciptakan tempat kerja yang penuh persahabatan.

4.      Grid 9.9 menunjukan adanya prilaku pimpinan dengan perhatian tinggi terhadam orang dan pada hasil produksi. Inilah gaya kepemimpinan yang paling efektif.

5.      Grid 5.5 menujukan adanya prilaku pimpinan dengan perhatian yang medium baik terhada orang maupun produksi. Dalam hasil produksi pimpinan tidak mau membua target yang mungkin sulit di capai.

2.      Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan (sensitifity training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di namakan pula metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap hubungan diri sendiri dengan orang lain.

3.      Pembentukan Tim
Pembentukan Tim (Team Feedback) adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah laku,sikap,serta berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi. Data-data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan kepada para anggota organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari hasil diskusi akan di perpleh umpan balik(feedback) dari para anggota organisasi yang telah di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau tidak.

4.      Umpan Balik Survei
Metode Pengembangan Ketrampilan dan Sikap :

1. On The Job Training
   
   Latihan ditempat kerja (on the job training ) ialah latian kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latian ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan – pekerjaan dengan lebih efisien.
2.  Job Instruction Training
   

   Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.
3.  Of The Job Training
   

   Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Contoh:
   
   

   1.    Lecture
   

     2.    Video Presentation

     3.    Role Playing 

     4.    Case Study  

     5.    Simulation

               6.    Self Study            7.    Programmed Learning            8.    Laboratory Training
4. Vestibule Training
   
   Merupakan pelatihan yang dilakukan dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan jenis pelaralatan yang sama seprti yang akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.

10.  Pengertian
Kepemimpinan adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukannya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi. Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari peranya memberikan pengajaran/instruksi.

11.  Tipe Kepemimpinan

a.      Tipe Kepemimpinan Kharismatis
Tipe kepemimpinan karismatis memiliki kekuatan energi, daya tarik dan pembawaan yang luar biasa untuk mempengaruhi orang lain, sehingga ia mempunyai pengikut yang sangat besar jumlahnya dan pengawal-pengawal yang bisa dipercaya. Totalitas kepemimpinan kharismatik memancarkan pengaruh dan daya tarik yang amat besar.

b.      Tipe Kepemimpinan Paternalistis/Maternalistik
Kepemimpinan paternalistik lebih diidentikkan dengan kepemimpinan yang kebapakan dengan sifat-sifat sebagai berikut:

1. Mereka menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak/belum dewasa, atau anak sendiri yang perlu dikembangkan
2.  Mereka bersikap terlalu melindungi
3. Mereka jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengambil keputusan sendiri
4. Mereka hampir tidak pernah memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berinisiatif
5. Mereka memberikan atau hampir tidak pernah memberikan kesempatan pada pengikut atau bawahan untuk mengembangkan imajinasi dan daya kreativitas mereka sendiri
6. Selalu bersikap maha tahu dan maha benar.

c.       Tipe Kepemimpinan Militeristik
Tipe kepemimpinan militeristik ini sangat mirip dengan tipe kepemimpinan otoriter. Adapun sifat-sifat dari tipe kepemimpinan militeristik adalah:

1. Lebih banyak menggunakan sistem perintah/komando, keras dan sangat otoriter, kaku dan seringkali kurang bijaksana
2. Menghendaki kepatuhan mutlak dari bawahan
3. Sangat menyenangi formalitas, upacara-upacara ritual dan tanda-tanda kebesaran yang berlebihan
4. Menuntut adanya disiplin yang keras dan kaku dari bawahannya
5. Tidak menghendaki saran, usul, sugesti, dan kritikan-kritikan dari bawahannya
6. Komunikasi hanya berlangsung searah.

d.      Tipe Kepemimpinan Otokratis (Outhoritative, Dominator)
Kepemimpinan otokratis memiliki ciri-ciri antara lain:

1.   Mendasarkan diri pada kekuasaan dan paksaan mutlak yang harus dipatuhi
2.  Pemimpinnya selalu berperan sebagai pemain tunggal
3. Berambisi untuk merajai situasi
4. Setiap perintah dan kebijakan selalu ditetapkan sendiri
5. Bawahan tidak pernah diberi informasi yang mendetail tentang rencana dan tindakan yang akan dilakukan
6. Semua pujian dan kritik terhadap segenap anak buah diberikan atas pertimbangan pribadi
7. Adanya sikap eksklusivisme
8. Selalu ingin berkuasa secara absolut
9. Sikap dan prinsipnya sangat konservatif, kuno, ketat dan kaku
10. Pemimpin ini akan bersikap baik pada bawahan apabila mereka patuh.

e.       Tipe Kepemimpinan Laissez Faire
Pada tipe kepemimpinan ini praktis pemimpin tidak memimpin, dia membiarkan kelompoknya dan setiap orang berbuat semaunya sendiri. Pemimpin hanya berfungsi sebagai simbol, tidak memiliki keterampilan teknis, tidak mempunyai wibawa, tidak bisa mengontrol anak buah, tidak mampu melaksanakan koordinasi kerja, tidak mampu menciptakan suasana kerja yang kooperatif. Oleh karena itu organisasi yang dipimpinnya biasanya morat marit dan kacau balau.

f.       Tipe Kepemimpinan Populistis
Kepemimpinan populis berpegang teguh pada nilai-nilai masyarakat yang tradisonal, tidak mempercayai dukungan kekuatan serta bantuan hutang luar negeri. Kepemimpinan jenis ini mengutamakan penghidupan kembali sikap nasionalisme.

g.      Tipe Kepemimpinan Administratif/Eksekutif
Kepemimpinan tipe administratif ialah kepemimpinan yang mampu menyelenggarakan tugas-tugas administrasi secara efektif. Pemimpinnya biasanya terdiri dari teknokrat-teknokrat dan administratur-administratur yang mampu menggerakkan dinamika modernisasi dan pembangunan.

h.       Tipe Kepemimpinan Demokratis
Kepemimpinan demokratis berorientasi pada manusia dan memberikan bimbingan yang efisien kepada para pengikutnya. Terdapat koordinasi pekerjaan pada semua bawahan, dengan penekanan pada rasa tanggung jawab internal (pada diri sendiri) dan kerjasama yang baik.
Kepemimpinan demokratis menghargai potensi setiap individu, mau mendengarkan nasehat dan sugesti bawahan. Mampu memanfaatkan kapasitas setiap anggota seefektif mungkin pada saat-saat dan kondisi yang tepat.

12.  Teori-teori kepemimpinan

1.      Teori Sifat
Teori ini bertolak dari dasar pemikiran bahwa keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri yang dimiliki pemimpin itu. Atas dasar pemikiran tersebut timbul anggapan  bahwa untuk menjadi seorang pemimpin yang berhasil, sangat ditentukan oleh kemampuan pribadi pemimpin.
Ciri-ciri ideal yang perlu dimiliki pemimpin menurut Sondang P Siagian (1994:75-76) adalah:

• Pengetahuan umum yang luas, daya ingat yang kuat, rasionalitas, obyektivitas, pragmatisme, fleksibilitas, adaptabilitas, orientasi masa depan
•  Sifat inkuisitif, rasa tepat waktu, rasa kohesi yang tinggi, naluri relevansi, keteladanan, ketegasan, keberanian, sikap yang antisipatif, kesediaan menjadi pendengar yang baik, kapasitas integratif
• Kemampuan untuk bertumbuh dan berkembang, analitik, menentukan skala prioritas, membedakan yang urgen dan yang penting, keterampilan mendidik, dan berkomunikasi secara efektif.

2.      Teori Perilaku
Dasar pemikiran teori ini adalah kepemimpinan merupakan perilaku seorang individu ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan. Dalam hal ini, pemimpin mempunyai deskripsi perilaku:

1.  konsiderasi dan struktur inisiasi
2.  berorientasi kepada bawahan dan produksiKecenderungan perilaku pemimpin pada hakikatnya tidak dapat dilepaskan dari masalah fungsi dan gaya kepemimpinan (JAF.Stoner, 1978:442-443) 

3.      Teori Situasional
Keberhasilan seorang pemimpin menurut teori situasional ditentukan oleh ciri kepemimpinan dengan perilaku tertentu yang disesuaikan dengan tuntutan situasi kepemimpinan dan situasi organisasional yang dihadapi dengan memperhitungkan faktor waktu dan ruang. Faktor situasional yang berpengaruh terhadap gaya kepemimpinan tertentu menurut Sondang P. Siagian (1994:129) adalah

•  Jenis pekerjaan dan kompleksitas tugas
• Bentuk dan sifat teknologi yang digunakan
• Persepsi, sikap dan gaya kepemimpinan
• Norma yang dianut kelompok
• Rentang kendali
• Ancaman dari luar organisasi
• Tingkat stress
• Iklim yang terdapat dalam organisasi.

Perkembangan model-model kepemimpinan:

a.      Model kontinuum Otokratik-Demokratik

Gaya dan perilaku  kepemimpinan tertentu selain berhubungan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi, juga berkaitan dengan fungsi kepemimpinan tertentu yang harus diselenggarakan.

b.       Model " Interaksi Atasan-Bawahan" :

Menurut model ini, efektivitas kepemimpinan seseorang tergantung pada interaksi yang terjadi antara pemimpin dan bawahannya dan sejauhmana interaksi tersebut mempengaruhi perilaku pemimpin yang bersangkutan.

c.       Model Situasional

Model ini menekankan bahwa efektivitas kepemimpinan seseorang tergantung pada pemilihan gaya kepemimpinan yang tepat untuk menghadapi situasi tertentu dan tingkat kematangan jiwa bawahan. Dimensi kepemimpinan yang digunakan dalam model ini adalah perilaku pemimpin yang berkaitan dengan tugas kepemimpinannya dan hubungan atasan-bawahan.

d.      Model " Jalan- Tujuan "

Seorang pemimpin yang efektif menurut model ini adalah pemimpin yang mampu menunjukkan jalan yang dapat ditempuh bawahan. Salah satu mekanisme untuk mewujudkan hal tersebut yaitu kejelasan tugas yang harus dilakukan bawahan dan perhatian pemimpin kepada kepentingan dan kebutuhan bawahannya. Perilaku pemimpin berkaitan dengan hal tersebut   harus merupakan faktor motivasional bagi bawahannya.

e.       Model "Pimpinan-Peran serta Bawahan" :

Perhatian utama model ini adalah perilaku pemimpin dikaitkan dengan proses pengambilan keputusan. Perilaku pemimpin perlu disesuaikan dengan struktur tugas yang harus diselesaikan oleh bawahannya.

referensi/ sumber:

http://yusrizalfirzal.wordpress.com/2009/10/13/hambatan-hambatan-dalam-komunikasi/

http://evi-hidayati.blogspot.com/2012/11/hambatan-hambatan-dalam-komunikasi.html 

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_verbal

http://www.scribd.com/doc/50642530/5/F-Proses-Organisasi

http://www.freewebs.com/hijrahsaputra/makalah/PEMBAHASAN%20PEMBAHARUAN%20ORGANISASI.htm

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/luht4327/perubahan_organisasi/metode%20pengembangan%20organisasi.html/